Är du personen som älskar att skapa struktur, få saker att hända och se till att inget faller mellan stolarna?
Vi söker nu en Executive Assistant & Event Lead till ett internationellt bolag i stark utveckling. Det här är en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö där du får kombinera koordinering, projektledning och service med stort eget ansvar.
Du kommer att arbeta nära företagets General Manager och vara en nyckelperson i planering och genomförande av ledningsgruppsaktiviteter, interna konferenser och event. Samtidigt ansvarar du för att vardagen fungerar smidigt – både för ledningen och för verksamheten i stort.
Det här är en roll för dig som tycker om att ligga steget före, ta initiativ och skapa struktur i en föränderlig miljö.
Om rollen
Rollen består av tre huvudsakliga områden:
Executive Assistant till General Manager
Du ansvarar för att skapa struktur och framdrift genom att:
- Hantera kalender, mötesbokningar och prioriteringar
- Koordinera resor och tillhörande administration
- Säkerställa god planering och framförhållning
- Vara ett administrativt stöd i olika system och processer
Event- och mötesledning
Du driver och koordinerar:
- Ledningsgruppsmöten och större ledningsgruppsaktiviteter
- Interna konferenser och företagsevent
- Planering, logistik och kommunikation kring event
- Samarbete med externa leverantörer och eventpartners
Du håller ihop helheten och säkerställer att aktiviteter genomförs professionellt från idé till genomförande.
Office Coordination
En mindre del av rollen handlar om att bidra till en välfungerande arbetsplats genom att:
- Koordinera leverantörer och praktiska kontorsfrågor
- Säkerställa att kontorsmiljön fungerar smidigt
- Vara en naturlig kontaktpunkt för interna frågor kopplade till kontoret
Vem är du?
Vi tror att du är en person som gillar att ta ansvar, skapa ordning och driva saker framåt.
Du har sannolikt erfarenhet från en roll som:
- Executive Assistant
- Personal Assistant
- Team Assistant
- Event Coordinator
- Projektkoordinator
- Office Manager
- eller liknande
Vi tror också att du:
- Har erfarenhet av att koordinera möten, event eller projekt
- Är van att hantera många parallella aktiviteter samtidigt
- Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska
- Har god systemvana och lätt för att lära dig nya digitala verktyg
- Är strukturerad, självgående och lösningsorienterad
För att trivas i rollen tror vi att du
- Tar initiativ och ser vad som behöver göras
- Har ett starkt servicefokus
- Trivs med att arbeta nära ledning och verksamhet
- Gillar att kombinera strategiska och administrativa uppgifter
- Är nyfiken på nya arbetssätt och teknik
- Har en positiv inställning och ett prestigelöst förhållningssätt
Praktisk information
För den här rollen kommer du erbjudas en särskild visstidsanställning via HumanX och hyras ut till kunden. Efter uppdragstiden har kunden en ambition att rekrytera över konsulten.
Uppdragstid: 12 månader
Placering kan vara i Stockholm eller Malmö. För dig som utgår från Stockholm innebär rollen regelbundna resor till Malmö.
Start enligt överenskommelse, gärna efter sommaren.
Urval och intervjuer sker löpande och vi ser därför fram emot din ansökan så snart som möjligt. Du kommer också genomföra ett test via Alva Labs som en del i urvalsprocessen.